usprawniamy.pl

lean management - usprawniamy
Ogarnij swoją pocztę e-mail

  Jeżeli czujesz, że poczta elektroniczna zajmuje ci za dużo czasu w ciągu dnia i dodatkowo zalew napływających e-maili sprawia, że przeskakujesz pomiędzy zadaniami i żadnego nie jesteś w stanie wykonać efektywnie ten artykuł jest dla ciebie.

 

Z tego ar­ty­kułu, do­wiesz się:

  • jak nie dać się zasypać mailami i zadaniami

  • jak nie tracić czasu na pocztę

  • jak efektywnie "załatwić" skrzynkę odbiorczą

  • jak być bardziej produktywnym przy innych zadaniach

 

  Z pocztą elektroniczną pracuje praktycznie każdy z nas i każdy ma podobne nawyki. Przychodzimy do pracy i pierwsze co robimy to... kawa :) , później otwieramy pocztę i skanujemy. "Tym się zajmę później", "po co mi to przysłali", "spam korporacyjny", "ASAP", kolejny "ASAP". Którymi zająć się od razu, które zostawić na później?

 

  Dziennie otrzymuję od 75 do 100 maili poniższe zasady pomagają mi "ogarnąć" pocztę bez uszczerbku dal pozostałych zadań.

  1. Nie sprawdzaj poczty, załatwiaj ją! Główna zasada efektywnego zarządzania pocztą to, nie "dotykać" maila więcej niż raz (każde zapoznanie, otworzenie tego samego maila to strata czasu)

  2. Aby nie wracać do raz otworzonych maili zastosuj zasadę 2 min (pozwoli to "załatwić" 80% twoich maili) - zasada ta oznacza, że odpisujemy od razu na wiadomości jeżeli widzimy że zajmie nam to przysłowiowe  2 min

  3. Jeżeli zajmie na więcej czasu zamieniamy e-mail w zadanie do realizacji, wyznaczamy czas kiedy to zrealizujemy

  4. Wyłączyć automatyczne pobieranie poczty, poczta powinna ściągać się co 2h lub pocztę włączamy tylko wtedy kiedy chcemy z nią pracować. Zapobiegnie to odrywaniu się od innych zadań a świat się nie zawali jak pocztę przeczytacie z godzinnym opóźnieniem

  5. Zerowanie skrzynki na koniec dnia - nie pozwól by liczba e-maili rosła z dnia na dzień, postaw sobie za cel opróżnić skrzynkę przed pójściem do domu

  6. Stosuj automatyzację - często zdarza się że odpisujemy podobne treści do wielu osób, klientów etc. Jeżeli więc, ktoś zadaje wam standardowe pytania, a raczej wy używacie standardowych odpowiedzi, (np. zapytanie klienta, reklamacja, przedstawienie oferty) możecie zanotować poniższe rozwiązania oszczędzające wasz cenny czas:

    1. Outlook opcja podpis - rozwiązanie dla początkujących, można zapisać standardową odpowiedź i w razie potrzeby wybrać z listy potrzebny tekst. Link do szkolenia poniżej: https://support.office.com/pl-PL/article/Tworzenie-i-dodawanie-podpisu-wiadomo%c5%9bci-e-mail-Outlook-2010-95cce669-d370-43fe-afbe-4e79361dfc12

    2. Aplikacje które pozwalają na większą swobodę i możliwości automatyzacji to

 

     Na koniec możesz zadać sobie pytanie, czemu dostajesz tyle poczty czy ty nie produkujesz za dużo komunikacji pocztowej Do i DW. Zastanów się czy nie lepiej czasem zadzwonić, wysłać sms lub osobiście pofatygować się do danej osoby co może skróci czas stracony na korespondencję. Możesz potrzebujesz wdrożyć to również wśród swoich kolegów w pracy a nawet klientów, Powodzenia :)

lean kolejki zarządzanie
19 kwietnia 2016
17 października 2017
  Konferencja Lean to okazja do podejrzenia ciekawych rozwiązań i złapania inspiracji, które można wykorzystać w swojej pracy. Na tegorocznej edycji
19 maja 2017
28-29 września 2017 r. w Katowicach odbędzie się  IV edycja Europejskiego Kongresu Lean Manufacturing a portal usprawniamy.pl ma przyjemność być
21 marca 2017
  Chcesz poprawić wyniki firmy, masz problem z którym sobie nie radzisz, twoi ludzie nie są w stanie spełnić oczekiwań klientów,
05 listopada 2016
  Lean Management wywodzi się z produkcji i z nią jest kojarzony najczęściej. W materiale poniżej Michał Sadowski z Brand24 pokazuje